INFORMATIVA E CONSENSI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

in applicazione dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679

 

IPAS S.p.A., con sede legale in C.so Lombardia 36 – San Mauro (TO) (di seguito “IPAS”, la “Società” e/o il “Titolare”), in qualità di Titolare del trattamento ai sensi del Decreto Legislativo 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 e del Regolamento UE 2016/679,

 

La finalità del presente documento è quella di garantire che il trattamento dei Suoi Dati personali (i “Dati”) si svolga nel rispetto della vigente normativa.

Ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679, qui di seguito sono riportate le informazioni inerenti alla modalità di raccolta e utilizzo dei Suoi Dati personali per tutta la durata del contratto e successivamente alla scadenza al medesimo.

Questo documento forma parte integrante e sostanziale di ogni altra informativa relativa al trattamento dei dati e ha l’obiettivo di consentirle di conoscere le ragioni e le modalità di trattamento dei Suoi dati.

 

TRATTAMENTO DEI DATI

ll trattamento avverrà:

1. Nel pieno rispetto della normativa esistente, sulla base delle informazioni fornite ed in modo equo e trasparente;
2. Raccogliendo un numero di Dati minimo e comunque inerenti al contratto sottoscritto;
3. In modo preciso ed aggiornato;
4. Conservando i Dati unicamente per il tempo necessario per svolgere le prestazioni oggetto del contratto.

Come meglio specificato ai successivi punti A) e B), i suoi dati saranno trattati per:

• l’erogazione e la gestione del rapporto contrattuale;
• l’attività promozionale e di marketing, via e-mail e/o telefonico, fermo restando le opportune verifiche che i suoi recapiti telefonici non siano iscritti nel Registro Pubblico delle Opposizioni (“RPO”).

 

A) Erogazione e gestione del rapporto contrattuale

I dati raccolti in fase di richiesta del prodotto, di sottoscrizione del contratto, di approvazione della richiesta, dell’esecuzione del rapporto contrattuale con IPAS S.p.A., dell’attuazione dei servizi/operazioni contrattualmente convenuti/e, saranno trattati per finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti con la clientela per l’esecuzione del rapporto pre-contrattuale e/o contrattuale, nonché di adempimento ad obblighi normativi, regolamentari, imposti da Autorità a ciò legittimate dalla legge.

Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al presente punto è necessario per la conclusione del contratto, ed in caso di rifiuto a fornirli non si potrà dare seguito alla richiesta, non potendo essere svolte le attività necessarie per la conclusione e l’esecuzione del contratto.

I dati forniti verranno trattati fino al termine del contratto e, in ogni caso, fino a dieci anni dalla data dell’ultima registrazione (ai sensi dell’art. 2220 c.c.).

 

B) Promozione e marketing

Sulla base del Suo consenso, i dati personali verranno trattati per le seguenti finalità:

1) ricevere le promozioni riguardanti le varie tipologie di prodotti offerti da IPAS S.p.A.

Tale trattamento include attività di marketing tradizionale e non convenzionale, telemarketing, informazione commerciale, invio di materiale pubblicitario a mezzo e-mail ovvero il compimento di ricerche di mercato, di attività di vendita diretta o comunicazioni commerciali interattive su prodotti, servizi ed altre attività del Titolare.

Il conferimento dei dati è facoltativo e il mancato consenso per tale trattamento pregiudica lo svolgimento delle attività di marketing sopra descritte.

Lei ha diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato con riferimento alle finalità di cui al presente paragrafo tramite le modalità indicate alla lettera F).

 

2) ricevere solamente le promozioni più affini alle Sue preferenze ed abitudini

Tale trattamento include l’analisi dei dati personali raccolti al fine di valutare e prevedere determinati aspetti personali, tra cui le preferenze, gli interessi, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti per limitare le attività promozionali ai soli prodotti o promozioni affini in base alle analisi precedentemente svolte.

Il conferimento dei dati è facoltativo e il mancato consenso per tale trattamento pregiudica lo svolgimento delle attività di profilazione per finalità di marketing sopra descritte.

Lei ha diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato con riferimento alle finalità di cui al presente paragrafo tramite le modalità indicate alla lettera F).

I dati forniti verranno trattati per dodici mesi dal loro conferimento e verranno in seguito anonimizzati o eliminati.

 

3) ricevere promozioni commerciali relative a prodotti e servizi offerti da altre società.

Tale trattamento include la comunicazione dei dati personali a società del Gruppo IPAS S.p.A. (IPAS S.p.A. e Sipea S.r.l.) per finalità di marketing tradizionale e non convenzionale, telemarketing, informazione commerciale, invio di materiale pubblicitario a mezzo e-mail ovvero il compimento di ricerche di mercato, di attività di vendita diretta o comunicazioni commerciali interattive su prodotti, servizi ed altre attività.

Il conferimento dei dati è facoltativo e il mancato consenso per tale trattamento pregiudica lo svolgimento delle attività di marketing da parte delle società del Gruppo IPAS sopra descritte.

Lei ha diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato con riferimento alle finalità di cui al presente paragrafo tramite le modalità indicate alla lettera F).

 

Inoltre, i Dati personali potranno essere trattati per la seguente finalità:

 

4) i dati raccolti potranno altresì essere trattati per promuovere servizi e/o prodotti del Titolare, a mezzo e-mail, a soggetti interessati che ne hanno già usufruito, mediante l’invio di comunicazioni informative e/o promozionali tramite posta elettronica; la base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del Titolare, volto all’aggiornamento dei soggetti interessati, che hanno già usufruito di servizi e/o prodotti del Titolare, sulle offerte relative a servizi e/o prodotti analoghi, nel rispetto delle previsioni di cui all’articolo 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”), ferma restante la facoltà da parte dei soggetti interessati di opporsi in ogni momento al trattamento.

 

C) Destinatari dei Dati Personali

Per le diverse finalità fin qui descritte, il Titolare potrà comunicare i suoi dati, in Italia sempre nel rispetto dei diritti e delle garanzie previste dalla normativa vigente, a:

• alle società del Gruppo IPAS S.p.A. o comunque società controllate o collegate;
• soggetti che effettuano servizi di acquisizione, lavorazione ed elaborazione dati necessari per l’esecuzione delle disposizioni ricevute dalla clientela;
• soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo della IPAS S.p.A. e delle reti di telecomunicazioni (ivi compresa la posta elettronica);
• soggetti che svolgono attività di trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni con l’Interessato;
• soggetti che svolgono attività di archiviazione della documentazione;
• soggetti che svolgono attività di assistenza alla clientela (es.: agenti, servizi clienti, call center etc.);
• studi o società di professionisti nell’ambito di rapporti di assistenza e consulenza;
• soggetti che svolgono funzioni di controllo, revisione e certificazione delle attività attuate dalla IPAS S.p.A. anche nell’interesse della clientela;
• ai dipendenti della IPAS S.p.A. o delle società del Gruppo, i quali sono stati appositamente nominati ai sensi di legge.

Ove richiesto, le parti indicate verranno adeguatamente nomiate Responsabili del trattamento nelle forme richieste dalla legislazione vigente.

D) Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati per ciascuna delle finalità di cui sopra avverrà con modalità automatizzate e telematiche, e, in particolare, a mezzo posta ordinaria od elettronica, telefono (tramite chiamate anche automatizzate, SMS, MMS etc.), telefax e/o qualsiasi altro canale informatico (es. siti web, mobile app) e/o con modalità cartacea.

 

E) Diritti esercitabili

In relazione ai trattamenti dei dati personali sopra elencati Lei ha facoltà di esercitare i Suoi diritti previsti dall’art. 15 e ss. del Capo Terzo del Regolamento UE sulla protezione dei dati personali, no. 2016/679 alla IPAS S.p.A., in qualità di Titolare del trattamento, in persona del legale rappresentante, con sede in San Mauro (TO) – C.so Lombardia n. 36, ai seguenti recapiti: E-mail: privacy@ipas.it, PEC: privacy@ipasgroup-pec.it

In particolare, Lei potrà domandare:

• Richiesta di accesso alle Sue informazioni personali. Tale istanza Le consente di ottenere una copia delle informazioni personali trattate e di verificarne la corretta elaborazione e acquisizione.
• Richiesta di rettifica dei Dati trattati. A seguito di tale richiesta potrà modificare qualsiasi informazione incompleta o errata.
• Richiesta di cancellazione delle informazioni personali. Per mezzo di tale istanza, qualora non vi siano validi motivi per proseguire con il trattamento, sarà Suo diritto domandare di eliminare o rimuovere i Dati. Il diritto di cancellazione o rimozione Le è riconosciuto anche nel caso in cui Lei abbia esercitato, sui medesimi dati, il diritto di opposizione (vedi infra).
• Lei ha diritto di opporsi in ogni momento al trattamento dei Suoi dati qualora, in riferimento alla Sua particolare e specifica situazione, individui nel trattamento una ragione di non legittimità.
• Le viene riconosciuto il diritto di opporsi anche se i Suoi Dati vengono elaborati per ragioni di marketing, ivi compresa la profilazione.
• Richiesta di limitare il trattamento dei Suoi dati personali. A seguito di tale domanda Lei avrà diritto di ottenere la riduzione del trattamento dei Dati, ivi compresa la sospensione del trattamento in attesa di verificare la liceità del medesimo.
• Richiesta di trasferimento dei Dati (c.d. Portabilità). Presentando questa richiesta Lei avrà diritto, qualora tecnicamente possibile, di ottenere la trasmissione diretta dei Suoi Dati da un Titolare del trattamento ad un altro.

Se si desidera rivedere, verificare, correggere o richiedere la cancellazione delle proprie informazioni personali, opporsi al trattamento dei dati personali dell’utente, o richiedere il trasferimento di una copia delle proprie informazioni personali a un’altra parte, occorre contattare per iscritto il Titolare.

 

Il Titolare del trattamento fornisce riscontro alle Sue richieste entro un mese dal loro ricevimento salvo proroga di due mesi tenuto conto della loro complessità e del loro numero; decorsi i termini Lei ha diritto di presentare reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (i cui dati di contatto sono indicati sul sito https://www.garanteprivacy.it/) nelle forme e nei modi previsti dalla legislazione vigente.

 

Lei ha, inoltre, la possibilità di iscrivere gratuitamente e in qualsiasi momento, il Suo numero di telefono fisso e/o mobile o il Suo indirizzo di posta fisica, al Registro Pubblico delle Opposizioni (“RPO”): https://registrodelleopposizioni.it/. L’iscrizione annulla tutti i consensi da Lei rilasciati in precedenza a qualsiasi Titolare, unicamente con riferimento alle attività di telemarketing (chiamate con operatore o automatiche) e di invio di comunicazioni commerciali mediante posta cartacea. Non rientrano nell’ambito di applicazione, invece, le attività di marketing via sms o via e-mail.

 

F) Diritto DI REVOCARE IL CONSENSO fornito per una specifica finalità

Nel caso in cui Lei abbia fornito i Suoi Dati personali per effettuare la raccolta e l’elaborazione relativamente ad un trattamento specifico e determinato, Le sarà riconosciuto il diritto di revocare il consenso per tale elaborazione specifica in qualsiasi momento. Per procedere con la revoca dovrà contattare per iscritto il Titolare.

Appena ricevuta la comunicazione di annullamento del consenso, il Titolare cesserà di utilizzare i dati oggetto della revoca, salvo che non vi siano delle legittime ragioni per continuare ad effettuare il trattamento.

 

G) Conservazione e cancellazione dei dati

I dati vengono conservati solo per il tempo necessario a fornire il servizio richiesto e per scopi commerciali leciti ed essenziali, quali il mantenimento delle prestazioni, l’adozione di decisioni commerciali basate sui dati in merito a nuove funzionalità e offerte, il rispetto degli obblighi legali e la risoluzione di controversie.

Conserviamo alcuni dati personali per tutto il tempo di validità del contratto.

Per determinare il periodo di conservazione appropriato dei dati personali, il Titolare fa riferimento alla quantità, alla natura e alla particolarità dei dati personali, al potenziale rischio di danno derivante dall’uso o dalla divulgazione non autorizzati dei dati personali, alle finalità per le quali viene svolto il trattiamo e verificando in modo preventivo se sia possibile raggiungere i medesimi obiettivi con mezzi alternativi al trattamento dei Dati.

Qualora possibile si procederà ad anonimizzare i Suoi dati; nel caso in cui ciò avvenga, i Dati anonimi potremmo essere utilizzati senza limiti di tempo e senza necessità alcuna di avviso o consenso.

Cassato il rapporto contrattuale o precontrattuale, il Titolare conserverà e/o distruggerà i Suoi Dati nel pieno rispetto di quanto indicato dalla normativa in vigore.

Se richiesto, cancelleremo o renderemo anonimi i dati personali dell’utente in modo che non lo identifichino più, a meno che la legge non lo consenta o non richieda la conservazione di determinati dati personali, compreso in circostanze simili alle seguenti:

• nel caso in cui ci venga richiesto di conservare i dati personali per adempiere ai nostri obblighi legali, fiscali, di revisione e contabili, conserveremo i dati personali necessari per il periodo richiesto dalla normativa vigente
• laddove necessario per i nostri legittimi interessi commerciali come la prevenzione delle frodi o per mantenere la sicurezza dei nostri clienti.

 

H) Salvaguardia dei dati

IPAS S.p.A. assicura la puntuale adozione di misure tecniche e organizzative adeguate nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento UE 679/2016 e dei Provvedimenti dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali applicabili.

Le misure di sicurezza applicate sono idonee ed aggiornate al fine di impedire che i Suoi Dati vengano persi, utilizzati o consultati accidentalmente in modo non autorizzato, alterati o divulgati.

Il trattamento avviene limitando al massimo l’accesso ai Suoi Dati da parte di soggetti incaricati al trattamento; gli incaricati accederanno ai Suoi Dati unicamente nello svolgimento delle prestazioni contrattuali e di ogni caso nel pieno rispetto dell’obbligo di riservatezza.

IPAS S.p.A. ha implementato diverse procedure, al fine di evitare l’accesso non autorizzato e la conservazione non necessaria dei dati personali nei sistemi. Si ricorda, tuttavia, che nessun sistema è mai completamente sicuro.

 

I) Modifiche all’Informativa sulla privacy

IPAS S.p.A., occasionalmente, potrà apportare modifiche a questa Informativa.

In caso di modifiche sostanziali, il Titolare provvederà a fornire un avviso ben visibile, in base alle circostanze, ad esempio visualizzandolo all’interno del sito internet o inviando una specifica un’e-mail.

Assicurarsi pertanto di leggere attentamente tali avvisi.

 

Ultima revisione: marzo 2024